长沙县自然资源局长沙县自然资源局规划、林业档案信息化项目合同公告
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政府采购合同编号：XSCG-GK-202311270042-1 采购人（全称）： 长沙县自然资源局 （甲方） 中标（成交）供应商（全称）： 湖南云档信息科技有限公司 （乙方） 为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，双方签订本合同协议书。采购人与中标（成交）供应商应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国民法典》。 1.项目管理信息 （1）采购方式： 公开招标 （2）项目名称： 长沙县自然资源局规划、林业档案信息化项目 （3）采购计划编号： XSCG-202311270042 2.合同标的及金额
合同标的及金额明细：
3.履行期限及地点和方式 3.1 履行期限： 2024-02-06 —— 2026-02-05 3.2 履行地点：甲方指定地点 3.3 履行方式：（合同的履行方式主要包括运输方式、交货方式等）： 3.3.1方式： 在签订合同后两年内完成项目所含的全部工作；其中档案管理规范体系建设在签订合同后两个月内完成；信息化管理平台升级在签订合同后五个月内完成。 4.结算方式 4.1 资金支付方式： 4.1.1付款人：长沙县自然资源局（通过国库集中支付） 4.1.2付款方式：合同签订后第一年支付合同金额的30%，项目全部完成并通过验收后支付至结算金额（结合考核结果）的70%，验收合格满壹年后支付至结算金额的90%，剩余10%的质保金在三年运维期满后一次性无息付清。（凭乙方开具的正式税务发票付款。）（考核结果为优秀即90分(含)以上，最终结算金额按照100%结算；考核结果为良好即80分(含)至89分，最终结算金额按照90%结算；考核结果为不合格即79分(含)以下，最终结算金额按照50%结算。凭乙方开具的正式税务发票付款。） 4.1.3本合同清单中档案整理服务、档案数字化加工采用按实结算；档案整理服务按原始卷出库数量按实结算，档案数字化加工按实际扫描数量按实结算。本合同中档案管理规范体系建设、信息化管理平台、数据迁移与数据清洗采用包干方式结算。 4.2 收款账户： 中国农业银行股份有限公司长沙东方支行(湖南云档信息科技有限公司:18051101040004180) 4.3 对中小微企业及时支付的约定：自交付之日起30日内支付款项；另有约定的，付款期限最长不得超过60日。约定采取履行进度结算、定期结算等结算方式的，付款期限应当自双方确认结算金额之日起算。合同明确需检验或验收的，应明确检验或验收期间，约定交付后经检验或者验收合格作为支付条件的，付款期限应当自检验或者验收合格之日起算；采购人拖延检验或者验收的，付款期限自约定的检验或者验收期限届满之日起算。 5.合同履约验收方式及要求：甲方在收到乙方交付的货物（服务）后按如下方式进行验收 5.1 验收程序 采用 一般程序验收 5.2 质量要求 5.2.1技术参数及服务要求 因项目周期跨度较长及实施范围较大，本次项目的具体技术参数及服务要求原则按招投标文件，如甲方根据实际业务需求或者档案部门新的规定需调整的，由双方在项目实施过程中共同商议并确认；并与监理方形成过程记录文件，乙方应按照已确认的具体技术参数及服务要求执行。 5.2.2售后服务要求 针对本项目乙方需建立健全完善的，涵盖人员、设备、制度等方面的运维保障体系，保障企业基础环境下的应用系统正常、有序、高效运行。乙方提供系统维护保障工作。项目终验通过后，提供三年的免费运行维护期。 1、服务内容 （1）升级服务：维护期内出现质量问题时，乙方应提供软件升级服务、必要的相关应用系统改造支持和其它现场技术支持服务。 （2）报表服务：乙方应根据相关业务部门要求，协助业务部门完成相关报表的制作。 （3）响应服务：保证甲方可以得到实时技术支持响应，乙方提供 1 小时内技术响应服务，一般情况下出现故障 12 小时内解决。 （4）热线服务：乙方应提供热线电话、Email、传真等其它咨询服务渠道随时回答甲方的各种问题。 （5）系统维护：提供 7×24 小时维护服务。 （6）质量跟踪服务：项目验收完毕后，乙方应定期跟踪，及时了解存在的问题，并给予解决。 2、服务方式 乙方应承诺提供如下服务方式： （1）技术支持。验收合格后一年内安排至少 1 名专职运维技术人员提供 5×8 小时的技术支持，响应甲方提出的系统维护、保障响应和咨询服务。 （2）故障响应。要求乙方在系统出现故障（产品及相关配套环境的故障）时，在 1 小时内予以响应，对于一般故障，提供在线电话支持直至问题解决；对于严重故障（系统无法正常运行或者宕机），在 2 小时内指派驻场人员抵达问题现场进行解决。 （3）后台支持。项目运维期内，要求乙方在公司后方安排至少 3 名工程师的固定的维护技术支持团队，提供 7×24 小时热线服务支持，接收咨询服务和受理各类故障报修服务。 （4）应急服务。根据工作需要，在现场人员无法处理用户提出的问题时，派遣高级技术人员到现场解决故障或远程支持直到问题得到解决。 （5）巡检服务。要求乙方对本项目软件产品及相关软硬件环境进行现场巡检为每三个月 1 次， 具体时间由甲方统一安排；在每次服务完成后提交服务报告并向甲方汇报。参与巡检或回访的人员包含至少 1 名本项目实施过程中的技术骨干。 未提供相应承诺，则视为无效响应。 3、其他服务要求 （1）技术支持服务人员需在甲方约定的地点提供服务。对远程服务和应急服务不限制工作地点，以及时、有效解决实际问题为目的。 （2）节假日提供 24 小时电话技术支持，特殊时期需提供全程现场保障；有计划性的系统调整及维护以及突发性的故障处理等，需利用非工作时间完成的需无条件支持。 （3）乙方需针对本项目提供保密承诺及三方保密协议模板（甲方、乙方、项目工作人员）。 5.2.3信息化管理平台技术培训要求 1、培训要求和目标 由乙方提供相关培训课程和教师，培训内容须具备足够深度及广度，以提供学习人员充足的专业知识，使其能有效使用系统资源。对于所有培训，乙方都必须提供详细的培训教材，并由本平台的相关开发人员进行培训。培训所使用的语言和教材必须是中文。 2、培训方式 培训分为现场培训（实施现场，一对一培训）、集中培训（甲方指定的省内地点，一对多培训）。 3、培训中，除教师与教材费用由乙方负责外，其它费用由甲方承担。 5.3 验收要求和验收标准 5.3.1本项目按《关于进一步加强政府采购履约验收管理工作的通知》（长县财发【2022】3 号文）要求，采用一般程序进行验收，并遵循长沙县政府投资信息化建设项目管理办法要求验收。 5.3.2验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测,如为乙方原因造成的，由乙方承担检测费用；否则，由甲方承担。 5.3.3项目验收不合格，由乙方返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给甲方造成的损失等费用由乙方承担。连续两次项目验收不合格的，甲方可终止合同，由此带来的一切损失由乙方自行承担。 5.3.4提交成果 正式成果包含内容：纸质版本单位档案管理规范性文件及相应电子版文件、数字化加工成果、完成数据迁移并提供一套档案管理信息系统。整个项目成果需提交电子文件光盘，文本，具体数量按甲方要求提供。 5.3.5档案管理规范验收要求： 依据《机关档案管理规定》（国家档案局第 13 号令）、《数字档案室建设指南》（国家行业标准）、《档案工作规范化建设评价规范》（湖南省地方标准 DB43/T263-2020）等相关规定和标准，编制《长沙县自然资源局档案管理规范》并通过长沙县档案局审查备案，本规范内容包括但不限于： 1)机关档案三合一制度； 2)档案整理原则及方法； 3)档案查询及利用制度； 4)档案保管规范； 5)档案鉴定销毁规范； 6)电子文件归档与管理； 7)信息化安全保密管理。 具体指标如下： 内容、格式依据国家档案法律法规、省市级自然资源业务部门相关条例制定； 内容完整合理、务实不空泛，具有实践指导价值； 内容覆盖长沙县自然资源局各类档案； 分类科学、装订规范、排列有序； 编目编号系统规范。 5.3.6、档案整理及数字化验收要求： 电子档案数据成果需按照《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)等有关规范和标准执行。 乙方须按要求将数据做好备份，并按要求将数据准确、完整挂接入档案管理系统。 甲方对乙方所完成的档案整理及数字化数据以抽检方式进行验收，抽检比例不低于 10%，要求图像页数、数据挂接准确率达到 100%，其他项目合格率达到 95%以上（含 95%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在 95%以下的，提交的数据全部发回乙方全面自检，直至达到验收要求。 5.3.7智慧档案信息化管理系统验收要求： 按照计算机软件工程规范国家标准分阶段提交本项目的相应成果及相关文档。 从软件系统的实际操作，项目过程控制文档、分析设计文档，参与测试运行等方面对单项软件进行过程控制和审核。在项目验收时，需提供《功能规格说明书》、《概要设计》、《实施方案》、《详细设计》、《测试方案》、《测试报告》、《数据字典》、使用说明书（包括操作手册、维护手册、系统部署手册）等软件工程技术文档，并对系统使用过程中的主要技术问题给出详细解答。提供软件安装程序光盘或安装包、相应的数据库、完整的软件安装、操作、使用、测试、控制和维护手册等。 文件格式为 Word 文档、PDF 文档或其他可视化文件。 文档类型如下： 1) 分阶段文档资料，包括项目详细的需求分析报告； 2) 项目概要设计及详细设计报告，包括数据字典等； 2) 系统工作报告、技术报告、用户使用手册； 3) 项目软件安装报告、维护报告； 4) 软件的应用安装盘、相应的数据库光盘拷贝； 5) 系统测试报告； 6) 售后服务及免费服务承诺书； 7) 系统使用的全部标准文档； 8）最终以长沙县政府投资信息化建设项目管理办法要求为准。 验收需要核对完成如下内容： 1）模块功能设置正确； 2）页面无错误； 3）系统及程序符合测试计划规范； 4）对未能符合项目要求的，需提交改善方案及日程，作为复验依据； 5）模块调试作到无 bug； 6）数据录入和程序逻辑正确； 7）整个系统的模块之间链接关系正确。 8、数据迁移与数据清洗加工达到相关行业标准及甲方要求。 6.甲乙双方的权利与义务 6.1甲方权利与义务6.1.1监督乙方全面履行合同约定的义务，同时为乙方履行合同义务提供协助； 6.1.2本合同履行期间，由于乙方不履行合同的定的内容，给甲方近成损失或影响项目正常进行的，甲方有权终止本合同，并依法向乙方追索经济赔偿，追究法律责任； 6.1.3甲方享有的其他权利。 6.2乙方权利与义务 6.2.1乙方在项目服务过程中需要甲方出面协调的合理要求中方有义务进行协助； 6.2.2乙方承担合同项目过程中的所有费用； 6.2.3如遇下列情况，工期顺延， 6.2.3.1因不可抗力被迫停工； 6.2.3.2因甲方提出需求变更，经双方协商同意后被迫顺延； 6.2.3.3甲方没有按时提供项目实施必要条件。 7.违约责任 7.1 对中小微企业未及时支付的违约责任约定：采购人不得以法定代表人或者主要负责人变更，履行内部付款流程，或者在合同未作约定的情况下以等待竣工验收批复、决算审计等为由，拒绝或者迟延支付中小微企业款项。 7.2 如中标（成交）供应商系中小微企业，采购人存在迟延支付乙方合同款项的，应当承担付款逾期利息。双方对逾期利息的利率约定为年息0.05%（约定利率不得低于合同订立时1年期贷款市场报价利率），未做约定的，按照每日利率万分之五的标准支付逾期利息。 7.3 甲方不得以行政区划调整、政府换届、机构或者职能调整以及相关责任人更替等为由违约毁约。因国家利益、社会公共利益需要改变政策承诺、合同约定的，应当依照法定权限和程序进行，并依法对乙方因此受到的损失予以补偿。 7.4乙方应按照本合同规定的时间、地点交货和提供服务。在履行合同过程中，如果乙方遇到可能妨碍按时交货和提供服务的情形时，应及时以书面形式将迟延的事实、可能迟延的期限和理由通知甲方。甲方在收到乙方通知后，应尽快对情况进行评价，并确定是否同意迟延交货时间或延期提供服务。 7.5除本合同第6条规定情况外，如果乙方没有按照合同规定的时间交货和提供服务，甲方有权从合同款中扣除误期赔偿费而不影响合同项下的其他补救方法，赔偿费按每周（一周按七天计算，不足七日按一周计算）赔偿迟交货物的交货价或延期服务的服务费用的百分之零点五（0.5%）计收，直至交货或提供服务为止。但误期赔偿费的最高限额不超过合同款的百分之五（5%）。除另有约定外，一旦逾期超过30日的，甲方可以终止合同。 注：在甲方积极配合推动付款支付流程的前提下，如出现财政款项拨付不及时，暂时无法支付的情形，甲方有权通知乙方延期支付，乙方不予追究甲方延迟付款违约责任。 8.解决争议的方法 首先通过双方协商解决，协商解决不成，则通过以下途径之一解决纠纷： 向甲方所在地人民法院提起诉讼。 9.组成合同的文件 合同由以下文件构成，如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释： （1）在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议 （2）中标或成交通知书 （3） 响应文件 （4）政府采购合同格式条款及其附件 （5）专用合同条款（如果有） （6）通用合同条款（如果有） （7）标准、规范及有关技术文件，图纸，已标价工程量清单或预算书（如果有） （8）其他合同文件。 10.合同生效 本合同自 签订之日起 生效 11.其他条款 11.1乙方应根据项目要求和现场情况，投标报价应包括项目所需的设备设施、其他材料及耗材，人员的工资、补贴、食宿、交通、社保、保险、管理费、财务费、税费、利润、疫情防控物资费等所有费用。一旦中标，在项目服务实施中发现存在任何遗漏，均由乙方免费提供，甲方不再支付任何费用。 11.2智慧档案信息化管理系统需经第三方测评机构检测（软件测评、等保测评），检测结果满足招标文件以及投标文件解决方案中承诺的所有功能、性能和安全要求，信息安全保护等级达到《信息系统安全等级保护基本要求》的第二级标准。 11.3乙方应对整个项目中的涉密数据、信息等涉密资料进行保密，违者应对由此造成的后果承担法律责任。 11.4乙方应向甲方提供本项目的技术资料，本项目相关软件的知识产权归甲方所有。 11.5乙方应按照投标文件中拟投入本项目团队的人员配置履约，如特殊原因不能履约的，应更换同级别其他技术人员，乙方应提交书面申请并经甲方确认同意后方可更换，如未履行，则按违约处理，甲方有权终止合同。 11.6本项目应遵循长沙县政府投资信息化建设项目管理办法等相关制度规定。 注：政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。 政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。
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